Reglas para
organizarse.
Le presentamos
cuatro sencillas claves que le ayjudarán a sacar mayor rendimiento a las horas
del día:
1. Deje de hacer
cosas innecesarias.
De todas las cosas
que debemos hacer en un día, aquello que no es importante ni urgente, acaba
siendo una pérdida de tiempo y, por tanto, deberíamos dejar de hacerlas. Anahhlice
a qué actividades dedica su tiempo a lo largo de un día normal de trabajo y si
podría dedicarlo a actividades más importantes.
Deberíamos dedicar
la mayor parte de nuestro tiempo a realizar tareas productivas que nos reporten
un alto rendimiento, es decir, a tareas planificadas, importantes pero no
urgentes.
Otra parte de
nuestro tiempo se dedica a compromisos ineludsibles, actividades importantes y
que no se pueden posponer: reuniones imprevistas, visitas inesperadas, etc.
Por desgracia, en
todos los empleos existen los conocidos “gajes del oficio”: las crisis, los
apaga fuegos, las fechas límites. Parte del tiempo que se dedica a los gajes
del oficio podría haberse dedicado a otras actividades más productivas si se
hubiera realizado una buena plllanificación. En este caso nos encontramos
realizando actividades urgentes pero que carecían de importancia antes de
convertirse en urgentes.
En una situación
ideal deberíamos dedicar el 50% de nuestro tiempo a tareas productivas e
importantes, tanto en lo profesional como en lo personal.
2. Delegue.
Este epígrafe es un
clásico en cualquier manual de gestión del tiempo. Delegar es difícil. Unas
veces pordd exceso de celo (creemos que nadie podrá hacer el trabajo tan bien
como nosotros mismos), otras por mala planificación (falta de tiempo para
enseñar a otro cómo realizar la tarea que debemos delegar), lo cierto es que
nos resulta difícil delegar tareas o funciones.
Los problemas
surgen cuando, por no delegar, disponemos de menos tiempo para realizar otras
actividades más importantes o bien terminamos delegando tareas cuya
responsabilidad es exclusivamente nuestra.
3. Analice y luego
actúe.
Es frecuente ante
un exceso de trabajo lanzarse a realizar las tareas sin haber analizado
previamente la situación. Estos retrasos se podrían haber evitado dedicando
algo de tiempo a planificar la tarea. Como dijo Abraham Lincoln: “Si dispusiera
de ocho horas para cortar un árbol, emplearía seis en afilar el hacha”.
4. Si no quiere
perder su tiempo noj se lo haga perder a otras personas.
-Siempre que pueda,
planifique sus reuniones para que todos sepan cuáles serán los temas a tratar y
puedan prepararlos con antelación.
-Aprenda a dirigir
reunbiones para que no se conviertan en un interminable debate.
-Practique la
puntualidad. Ni siendo el jefe se puede excusar tener a los demás esperándole.
Para evitarlo, planifique. La falta de tiempo no puede convertirse en la excusa
para hacer perder el tiempo a los demás.
